Privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit hoe Codemation B.V. ("Codemation", "we", "ons") persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer je codemation.eu bezoekt of de Codemation-app gebruikt. We zijn gevestigd in Nederland en verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie we zijn

Codemation B.V. is een in Nederland gevestigde onderneming, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 42196131. Voor vragen over privacy kun je ons bereiken via privacy@codemation.eu.

Wij zijn verantwoordelijk (de "verwerkingsverantwoordelijke") voor de gegevens over jou als klant en als bezoeker van onze website. Voor de inhoud die je in Codemation brengt, zoals de e-mails, agenda-afspraken en spreadsheets in de apps die je koppelt, bepaal jij of je bedrijf wat ermee gebeurt en verwerken wij die namens jou (als "verwerker"). Onze Gebruiksvoorwaarden bevatten de afspraken daarover.

2. Welke gegevens we verzamelen

Accountgegevens. Je naam, e-mailadres en bedrijfsgegevens wanneer je je aanmeldt, ook als je inlogt met een Google- of Microsoft-account.
Wat je in Codemation maakt. Je automatiseringen, de bestanden die je uploadt, en je gesprekken met Concierge, onze AI-assistent.
Gegevens uit apps die je koppelt. Als je een app koppelt, zoals Gmail, Google Agenda, Google Sheets, Outlook, OneDrive, Slack of WhatsApp, krijgen we toegang tot de gegevens die je via die app met ons deelt, en alleen wanneer jij of een van je automatiseringen erom vraagt. Zie Gegevens uit gekoppelde apps.
Betaalgegevens. Je abonnement en facturen. Betalingen lopen via onze betaalprovider; je volledige kaartgegevens zien en bewaren we nooit.
Gebruiks- en technische gegevens. Welke functies je in de app gebruikt, foutmeldingen, en standaard servergegevens zoals IP-adres en browsertype, om de dienst veilig en werkend te houden en te verbeteren.
Berichten aan ons. Je e-mailadres en wat je schrijft als je contact met ons opneemt.

3. Hoe we je gegevens gebruiken

Om Codemation te leveren: je automatiseringen uitvoeren, Concierge je vragen laten beantwoorden en de taken laten doen waar je om vraagt, en je werkruimte beschikbaar houden.
Om je account, abonnement en facturen te beheren, en om je te helpen als je contact met ons opneemt.
Om de dienst veilig te houden en problemen op te sporen en op te lossen.
Om het product te verbeteren, met statistieken over hoe functies worden gebruikt, niet met de inhoud van je e-mails, bestanden of gesprekken.
Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals het bewaren van facturen.

We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties.

4. Hoe Concierge AI gebruikt

Concierge en sommige automatiseringsstappen gebruiken AI-modellen om je vraag te begrijpen en het werk te doen. Om een vraag te beantwoorden sturen we de informatie die daarvoor nodig is, zoals je vraag en de e-mail of spreadsheet waar die over gaat, naar een aanbieder van AI-modellen. Die aanbieder verwerkt dat alleen om het antwoord te maken, onder een contract dat niet toestaat dat je gegevens worden gebruikt om modellen te trainen. Ook wij gebruiken je gegevens en de gegevens uit je gekoppelde apps niet om AI-modellen te trainen.

We houden per vraag bij wat Concierge heeft gedaan, zodat we problemen kunnen onderzoeken die je meldt. Dat overzicht wordt samen met je account verwijderd.

AI kan fouten maken. Controleer wat Concierge voorstelt voordat je erop vertrouwt; zie onze Gebruiksvoorwaarden.

5. Gegevens uit gekoppelde apps

Jij bepaalt welke apps je koppelt, en je kunt ze op elk moment in Codemation ontkoppelen. Per app vragen we alleen de toegang die de functies nodig hebben:

Gmail en Outlook: je e-mails lezen en doorzoeken, bijlagen lezen, concepten maken en labels of mappen ordenen, als je Concierge daarom vraagt of als je automatisering dat doet. Concierge maakt concepten en verstuurt zelf geen e-mails; een automatisering verstuurt alleen e-mails als jij die zo hebt ingesteld.
Google Agenda en Microsoft-agenda: je agenda's en afspraken lezen, en afspraken maken, wijzigen of beantwoorden als je daarom vraagt.
Google Sheets: de spreadsheets lezen en bijwerken die je Codemation aanwijst, bijvoorbeeld om een rij toe te voegen.
OneDrive: bestanden zoeken, lezen en opslaan als je daarom vraagt.
Slack en WhatsApp: berichten lezen en versturen in de gesprekken waarvoor je automatiseringen zijn ingesteld.

De toegangssleutels die deze apps ons geven, bewaren we versleuteld. De inhoud die we lezen, gebruiken we om je vraag te beantwoorden of je automatisering uit te voeren. Die verschijnt in je gesprek met Concierge of in de resultaten van je automatisering, die je kunt verwijderen, en wordt nergens anders voor gebruikt. Niemand bij Codemation leest je app-gegevens, tenzij je ons daar zelf om vraagt voor ondersteuning, het nodig is voor de beveiliging, of de wet het vereist.

Gegevens van Google. Codemation's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Dat betekent: het gebruik en de overdracht door Codemation van gegevens die we via Google-API's ontvangen, houden zich aan dit beleid van Google, inclusief de eisen voor beperkt gebruik. Gegevens uit je Google-account worden alleen gebruikt om de functies te leveren die je in Codemation gebruikt, worden niet gebruikt voor advertenties, niet verkocht, en niet gebruikt om algemene AI- of machine-learningmodellen te ontwikkelen, verbeteren of trainen. Je kunt de toegang van Codemation ook altijd intrekken in je Google-account, onder Apps en services van derden.

Hetzelfde geldt voor gegevens uit je Microsoft-account. Je kunt de toegang intrekken via myapps.microsoft.com.

6. Hoe we je gegevens beschermen

We beschermen je gegevens, en vooral de toegangssleutels en inhoud uit apps die je koppelt, zoals Gmail, Google Agenda, Google Drive en Google Sheets, met deze maatregelen:

Versleuteling onderweg. Al het verkeer tussen je browser en Codemation, en tussen Codemation en de apps die je koppelt, is versleuteld met HTTPS (TLS). Ook de verbindingen met onze databases zijn versleuteld.
Versleuteling bij opslag. De toegangssleutels die gekoppelde apps ons geven (OAuth-tokens) versleutelen we met AES-256-GCM, met een aparte sleutel die los van de database wordt bewaard en die alleen de dienst die met je apps verbindt kan gebruiken. Onze databases zijn versleuteld opgeslagen.
Hosting in de EU. Onze servers en databases draaien bij Scaleway in Amsterdam. Back-ups staan bij Scaleway in Parijs, Frankrijk.
Gescheiden per klant. Elke omgeving heeft een eigen database en draait in een eigen proces, en netwerkregels voorkomen dat omgevingen elkaar kunnen bereiken. Bij elk verzoek controleren we dat je alleen bij je eigen omgeving kunt. Je automatiseringen krijgen alleen een kortlevende toegangssleutel, nooit de sleutel voor de lange termijn.
Beperkte toegang voor medewerkers. Alleen een klein aantal bevoegde engineers heeft toegang tot onze productiesystemen. Onze beheertools zijn alleen bereikbaar vanaf ons eigen netwerk, en als een medewerker de inhoud van een run van een klant bekijkt, wordt dat vastgelegd in een auditlog.
Zo weinig mogelijk bewaren. Inhoud uit je apps gebruiken we om je verzoek uit te voeren. Details van een run worden automatisch één dag na de run verwijderd, tenzij je ervoor kiest ze voor een automatisering langer te bewaren. Gesprekken met Concierge worden 90 dagen na het laatste gebruik verwijderd, en systeemlogs na 2 tot 30 dagen.
Ontkoppelen en verwijderen. Als je een app ontkoppelt, verwijderen we de toegangssleutels direct. Je kunt de toegang van Codemation ook op elk moment intrekken in je Google-account, via myaccount.google.com/permissions. Als je je omgeving verwijdert, verwijderen we de database, bestanden en koppelingen ervan.
AI-aanbieders. Om een verzoek te beantwoorden, sturen we de inhoud die daarvoor nodig is naar de aanbieders van AI-modellen die we gebruiken, Anthropic en Fireworks AI. Hun voorwaarden staan niet toe dat ze die gebruiken om hun modellen te trainen. We gebruiken gegevens uit Google-API's nooit om algemene AI- of machine-learningmodellen te ontwikkelen, verbeteren of trainen.

7. Grondslagen

We verwerken je gegevens omdat dat nodig is om de dienst te leveren waarvoor je je hebt aangemeld (onze overeenkomst met jou), vanwege ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig te houden en te verbeteren, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen zoals het bewaren van facturen, en met je toestemming waar we die vragen, bijvoorbeeld als je ons vraagt je op de hoogte te houden.

We delen gegevens alleen met dienstverleners die ons helpen Codemation te laten draaien, die allemaal gebonden zijn aan een verwerkersovereenkomst en de gegevens alleen voor ons mogen gebruiken: hosting en databases (in Nederland, met back-ups in Frankrijk), aanbieders van AI-modellen, een dienst die AI-verzoeken bewaakt, het versturen van e-mail, betalingsverwerking, productstatistieken en foutmeldingen, het uitlezen van documenten, en netwerk- en botbescherming. Als je een app koppelt, wisselen we op jouw instructie ook gegevens uit met de aanbieder van die app.

Sommige van deze dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Als dat gebeurt, gebruiken we de waarborgen die de Europese wet vereist, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. We verkopen je persoonsgegevens niet.

9. Bewaartermijn

Je accountgegevens en automatiseringen bewaren we zolang je account bestaat. Gesprekken met Concierge worden 90 dagen na het laatste gebruik automatisch verwijderd, en je kunt ze zelf altijd verwijderen.
Als je opzegt, verwijderen we je gegevens binnen 30 dagen, zodat je nog van gedachten kunt veranderen of ons om een kopie kunt vragen.
Facturen en betaalgegevens bewaren we 7 jaar, zoals de Nederlandse belastingwet vereist.
Bezoekstatistieken van de website bewaren we alleen als totalen.

10. Je rechten

Volgens de AVG heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, en om ze in een overdraagbaar formaat te ontvangen. Om deze rechten te gebruiken, mail je naar privacy@codemation.eu. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ben je klant van een van onze klanten en gaan hun e-mails of bestanden over jou? Neem dan eerst contact op met dat bedrijf: zij bepalen hoe je gegevens worden gebruikt, en wij helpen hen je verzoek af te handelen.

11. Cookies en statistieken

Website. Deze website gebruikt alleen de cookies die strikt nodig zijn om de pagina's te tonen die je opvraagt, en geen analytische of marketingcookies. Om te zien welke pagina's worden bezocht en uit welke campagne een bezoek komt, tellen we paginaweergaven, klikken op aanmelden en demo, acties in de composer, de uitkomst van contactformulieren en mijlpalen bij het afspelen van video's in PostHog (EU), samen met de campagneparameters in de link waarmee je binnenkwam (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term). We registreren ook de landingspaginacode als die aanwezig is. De inhoud van contactformulieren en composer-tekst sturen we niet naar statistieken. Websitestatistieken gebruiken geen cookies of blijvende browseropslag, dus een bezoek kan niet worden gekoppeld aan een eerder bezoek of aan jou.

App. De Codemation-app gebruikt cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden. In de app meten we welke functies worden gebruikt, gekoppeld aan je account, om het product te verbeteren. De inhoud van je e-mails, bestanden of gesprekken sturen we niet naar statistieken. Als je je account verwijdert, worden deze gebruiksgegevens ook verwijderd.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Voordat een belangrijke wijziging ingaat, laten we het je weten per e-mail of in de app. De datum "Laatst bijgewerkt" hierboven toont altijd de actuele versie.

13. Contact

Vragen over deze verklaring of je gegevens? Mail naar privacy@codemation.eu.